Datenschutzordnung des TSV Roßfeld Stand 29.07.2018
1. Zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des Vereins werden unter Beachtung der Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) personenbezogene Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der Mitglieder im Verein verarbeitet.
2. Soweit die in den jeweiligen Vorschriften beschriebenen Voraussetzungen vorliegen, hat jedes Vereinsmitglied insbesondere die folgenden Rechte:
– das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO,
– das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO,
– das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO,
– das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO,
– das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DS-GVO und
– das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO.
3. Den Organen des Vereins, allen Mitarbeitern oder sonst für den Verein Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als dem jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der oben genannten Personen aus dem Verein hinaus.
4. Zur Wahrnehmung der Aufgaben und Pflichten nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung und dem Bundesdatenschutzgesetz bestellt der geschäftsführende Vorstand bei gesetzlichem Bedarf einen Datenschutzbeauftragten. Ansonsten werden diese Aufgaben von einem beauftragten unabhängigen Mitglied übernommen.
5. Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein seine Adresse, sein Alter und seine Bankverbindung auf. Diese Informationen werden in dem vereinseigenen EDV-System gespeichert. Jedem Vereinsmitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.
Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein grundsätzlich intern nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind (z.B. Speicherung von Telefon- und Faxnummern einzelner Mitglieder) und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.
6. Als Mitglied von Sportverbänden ist der Verein bzw. die Abteilungen verpflichtet,
seine Mitglieder an den jeweiligen Verband zu melden. Übermittelt werden dabei Name, Geburtsdatum, Adresse und Kontaktdaten (Telefon, Fax, Email); bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben (z.B. Vorstandsmitglieder) zusätzlich die Bezeichnung ihrer Funktion im Verein.
7. Stundennachweise und und sonstige Nachweise von Mitgliedern werden für die buchhalterische Abrechnung von einer beauftragten Person erfasst und die Daten in einer Datei an die Finanzbuchhaltung sicher elektronisch übermittelt. Die beauftragte Person und die Personen der Finanzbuchhaltung sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Unter Einhaltung der gesetzlichen Verjährungsfrist werden die Unterlagen sicher archiviert.
8. In der Jugendarbeit werden personenbezogene Daten bei Freizeitmaßnahmen zur Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben, Übertragung Erziehungsberechtigung, persönliche Fähigkeiten, Gesundheitszustand und Adressdaten erhoben. Diese Daten sind nur der jeweiligen Freizeitleitung zugänglich und werden 3 Monate nach der Freizeitmaßnahme unzugänglich archiviert.
9. Sportliche Turniere und sonstige Wettbewerbe des Vereins
Der Verein und seine Abteilungen schreiben Turniere und gesellige Wettbewerbe für andere Vereine und Einzelteilnehmer aus. In den Ausschreibungen wird auf die nachfolgende Datenschutzerklärung verwiesen. Die jeweilige Turnierleitung nimmt die Anmeldedaten der Teilnehmer wie Name, Alter gem. Ausschreibung entgegen und teilt diese entsprechend den Vorgaben ein. Die Daten werden sowohl in Computerdateien als auch in Schriftform aufgenommen. Für die sportlichen Abläufe ist es oft notwendig dass die Namen am Wettkampftag mündlich, schriftlich oder visuell präsentiert werden. Ergebnisse werden wie unter dem Punkt Pressearbeit beschrieben an die Presse mit dem gleichen Widerspruchsrecht weitergeleitet. Die Anmeldedaten werden nach einem Turnier oder Wettkampf von der Turnierleitung unzugänglich archiviert.
10. Sportbetrieb
Übungsleiter und Mannschaftsführer und sonstig Beauftragte benötigen für die Bewältigung ihrer Aufgaben Adressdaten einschließlich E-Mail und Telefonnummer. Diese Daten werden nur in unmittelbaren Zusammenhang mit dem Sportbetrieb genutzt. Nicht mehr benötigte Daten werden gelöscht. Ansonsten werden die Daten von den Beteiligten unzugänglich aufbewahrt.
11. Pressearbeit
Der Verein informiert die Tagespresse wie das Stadtblatt, HT und Kompakt die über Prüfungsergebnisse und besondere Ereignisse. Solche Informationen werden überdies auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht.
Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt. Der Verein benachrichtigt seine Verbände vom Widerspruch des Mitglieds.
12. Schriftverkehr
Vereins-Schriftverkehr darf nur vom Adressaten entgegen genommen bzw. geöffnet werden. Die Adressdaten werden sowohl in Papierform als auch auf dem PC unzugänglich für Dritte aufbewahrt bzw. gesichert. Nicht mehr benötigte Briefe, oder archivierte Briefe und Unterlagen mit Adressdaten werden vorschriftsmäßig (DIN 66399) entsorgt. Nicht mehr benötigte E-Mails werden unwiederbringlich überschrieben. Ohne Einwilligung der E-Mailadressaten dürfen keine Sammel-E-Mails mit lesbaren E-Mailadressen versendet werden.
13. Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder
Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Prüfungen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten am schwarzen Brett des Vereins bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung am schwarzen Brett.
Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Prüfungen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten in der Vereinszeitschrift bekannt. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung, mit Ausnahme von Ergebnissen aus Wertungsspielen.
Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Adressen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.
14. Beim Austritt, Ausschluss oder Tod des Mitglieds werden die personenbezogenen Daten des Mitglieds archiviert. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt.